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공동주택 회계처리기준 및 해설
제2장 회계장부와 전표
 
제10조(회계장부) ① 관리주체는 다음 각 호의 장부를 갖추고 회계사실을 명확하게 기록, 유지 및 보관하여야 한다.
 
1. 현금출납장
2. 총계정원장, 계정별원장
3. 관리비부과명세서
4. 세대별 관리비조정명세서
5. 물품관리대장(공구․기구대장, 비품대장, 저장품관리대장)
6. 그 밖의 지출증빙자료
 
② 제1항 각 호의 장부들을 전산으로 처리하는 경우에는 전산상 장부를 출력하여 보관함으로써 그 작성 및 보관을 갈음할 수 있다.
 
제10조 제1항 : ‘회계장부’ 설명
• 현금출납장 : 현금의 수입과 지출 및 잔액을 계속적으로 기록하는 보조장부. 일반적으로 현금출납장은 일자, 계정과목, 거래처, 적요, 수입, 지출, 잔액으로 구성하여 관리됨. 총계정원장의 현금계정에 대한 거래 건별로 나타내는 보조장부 성격을 지님. 현금 출납부 혹은 금전 출납장이라고도 함.
• 총계정원장 : 자산, 부채, 순자산, 수익, 비용에 속하는 모든 계정을 기록하는 장부. 복식부기로 재무제표를 작성하는 데 분개장과 더불어 필요한 장부. 매일 총계정원장의 과목별 증가·감소·잔액을 모아 하나의 표로 나타내는 것을 일계표라하며, 일계표의 1월간 누적금액을 합산하여 월합계잔액시산표를 작성하고, 월합계잔액시산표 1년분이 모이면 합계잔액 시산표가 됨.
• 계정별원장 : 거래처별 원장 등 일반적인 보조부를 말함.
• 관리비 부과명세서 : 발생한 관리비에 대하여 입주자등에게 부과하는 관리비 총액을 계정별로 나타내는 명세서. 발생 관리비와 부과 관리비의 차액은 부과차익(또는 부과차손)으로 나타냄.
• 세대별 관리비 조정명세서 : 부과관리비 총액을 세대별로 세분화 하여 나타낸 명세서. 실무관리편의상 동별·세대별 관리비 조정명세서를 구분하여 관리하기도 함.
• 수입보조부 : 수입계정에 관한 보조하는 장부. 공동주택의 수입(관리비부과금과 관리외수익)에 대한 보조적 목적 장부는 모두 수입보조부라 할 수 있음. 운영성과표와 관련된 발생주의 측면에서는 ‘부과명세서’가 관리수익에 대한 보조부가 되며, 현금주의 측면에서는 ‘관리비수납장’이 수입보조부가 됨.
• 지출보조부 : 비용계정에 관한 보조 장부. 공동주택의 비용에 대한 보조적 목적 장부는 모두 지출보조부라 할 수 있음. 발생주의 지출보조부상의 금액은 운영성과표상의 관리비용 및 관리외비용과 연결됨.
• 물품관리대장 : 물품관리대장(공구·기구 비품대장 및 저장품관리대장)은 넓은 의미의 보조장부라 볼 수 있음. 즉, 공구·기구 비품 및 저장품의 구입 및 불출·처분·폐기 등 재고자산·유형자산의 변동내역을 관리하기 위한 목적으로 작성되는 장부.
• 그 밖의 지출증빙자료 : 실무상 공동주택 관리주체가 유지·보관하는 각종 문서의 종류를 대략적으로 나열하면 아래와 같다.
- 급여대장 : 월별 급여 및 상여 지급내역
- 소득세 신고 납부철 : 원천세·주민세 신고 납부 및 연말정산서류철
- 사회보험관리대장 : 4대 사회보험 신고와 보험료 납부대장
- 지출결의서 서류철
- 관리비부과명세서 서류철
- 중간관리비 정산명세서 서류철
- 계약 및 입찰서류철
- 기타서류
 
제11조(수기장부의 바르게 고침) 수기로 작성한 장부는 다음 각 호에 따라 바르게 고친다.
1. 장부의 잘못 기록한 사항은 해당 부분을 붉은색으로 두 줄을 긋고 바로 고쳐야 한다.
2. 잘못 기록하여 공란으로 할 필요가 있을 때에는 해당 부분을 붉은색으로 두 줄을 긋고 ‘공란’이라 붉은색으로 적는다.
3. 장부가 전면 잘못 기록되었거나 공백인 때에는 제1호 및 제2호를 준용한다.
4. 금액은 하나의 행 중 일부가 잘못 기록되었더라도 그 행 전부를 바로 잡아야 한다.
5. 변경한 부분에는 변경 사유를 기재하고 변경한 사람이 도장을 찍어야 한다.
6. 고칠 때에는 약품 등을 사용하여 지워 없애거나 고쳐 적을 수 없다.
 
제12조(장부의 마감) ① 회계장부의 마감은 다음 각 호에 따른다.
1. 현금출납장은 매일 마감한다.
2. 계정별 원장, 그 밖의 명세서는 매월 말에 마감한다.
3. 장부마감 시에는 미리 그 마감잔액을 관계 장부와 대조하여 확인하여야 한다.
4. 관리사무소장의 변경 시에는 인계인수일을 기준으로 각종 회계장부를 마감하여야 한다.
② 전산으로 회계처리하는 경우에는 매월 결산 처리 결과를 출력하여 관리사무소장과 1명이상의 입주자대표회의의 감사가 이름을 쓰거나 도장을 찍어 보관하여야 한다. 이 경우 감사는 예금잔고 증명과 관계 장부를 대조하여야 한다.
 
제13조(장부폐쇄 및 새로 바꿈)
① 회계장부는 매 회계연도별로 결산 확정 시 폐쇄하며, 차기에 사용할 수 없다.
② 장부의 새로 바꿈은 회계연도 초에 행하고 회계연도의 기간 중에는 특별한 경우를 제외하고는 이를 새로 바꿀 수 없다.
③ 전산으로 회계처리하는 경우에는 월마감 및 연마감이 완료되면 같은 기간에 해당하는 전표의 입력을 할 수 없다.
 
제14조(장부의 이월)
① 회계연도 말에 재무상태표 계정의 모든 잔액을 다음 회계연도 1일자의 새로운 장부에 이월한다.
② 제1항에 따라 이월하는 양이 많은 경우에는 한꺼번에 이월하고 신·구 장부를 같이 갖춰 두어야 한다.
 
제15조(장부 마감의 확인)
① 관리사무소장은 매월 또는 수시로 회계담당자의 장부기입을 확인하여야 한다.
② 전산으로 회계처리를 하는 경우에는 1명 이상의 입주자대표회의의 감사와 관리사무소장이 매년 회계담당자가 연마감을 실시하였는지를 확인하여야 한다.
 
제16조(전표) ① 모든 거래는 전표에 따라 처리한다.
 
제16조 제1항 : 용어 설명
• 전표 : 일정한 거래를 유형별로 기록 및 관리하기 위하여 회계거래에 대한 계정과목, 거래내용, 금액 등을 기재할 수 있도록 만든 서식
② 전표는 입금 전표·출금 전표·대체 전표로 구분한다.
 
제16조 제2항 : 전표의 구분
• 입금전표·출금전표는 현금의 입출금거래를 반영. 그 외의 거래는 대체전표를 사용.
- 입금전표 : 자금이 유입되는 거래에서 사용
- 출금전표 : 자금이 지출되는 거래에서 사용
- 대체전표 : 자금이 수반되지 않는 거래에서 사용
③ 결의서 또는 증빙서는 전표로 대용할 수 있다. 이 경우 결의서 및 증빙서의 서식에는 전표의 기능이 포함되어야 한다.
④ 전표는 임의로 수정·삭제 등 변경할 수 없다. 다만 잘못 적은 사항의 수정 등 부득이하게 필요한 경우에는 다음 각 호의 절차에 따라 처리한다. 전산으로 회계처리하는 경우 또한 같다.
1. 당일 작성 및 입력된 전표는 업무 담당자가 변경할 수 있다.
2. 작성 및 입력된 전표를 다음 날 이후에 변경(역분개)할 경우에는 관리사무소장의 결재를 받는다.
 
제16조 제4항 제2호 : 용어 설명
• 역분개 : 잘못 만들어진 분개를 수정하기 위해 차변과 대변을 바꾸어 기입한 분개를 의미.
3. 월별 마감 이후에 작성 및 입력된 전표를 변경(역분개)할 경우에는 위탁관리의 경우에는 주택관리업자, 자치관리의 경우에는 입주자대표회의(경리담당 동별 대표자나 유사한 업무를 수행하는 동별 대표자를 포함한다)의 결재를 받고 그러한 사실을 입주자대표회의의 감사에게 알려야 한다. 다만, 고지서가 이미 발급되어 배부된 경우 등 불가피한 경우에는 결재를 받아 다음 달 부과액에서 변경할 수 있다.
 
⑤ 전표의 합계금액은 변경하지 못한다. 그 밖의 기재사항에 잘못 적은 것을 바로 잡고자 할 때에는 반드시 관리사무소장이 도장을 찍어야 한다.
⑥ 전표에는 회계담당자와 관리사무소장이 이름을 쓰거나 도장을 찍어 매월 입금 전표와 출금 전표 및 대체전표를 함께 편철 보관하여야 한다.
 
제17조(증빙서류) 증빙서류는 거래사실의 경위를 입증하여 장부 기록의 증거가 되는 서류로서 특별한 사유로 증빙서류의 작성이 곤란한 경우를 제외하고는 다음 각 호에 따라 작성하여야 한다.
 
1. 지출결의서
가. 지출결의서의 지출금액은 고치지 못한다.
나. 참고란에는 지급의 뜻, 공사·용역명, 품명 및 수량, 산출명세, 부분급 내용과 지급횟수, 선급금 및 개산금의 표시 등 필요한 사항을 명확히 기록하여야 한다.
 
제17조 제1호 제나목 : 용어 설명
•개산금(槪算金) : 장래 생길 지출에 대하여 그 확정 이전에 금액을 사전에 개략적으로 계산한 금액.
 
2. 영수증서
가. 물품 또는 용역의 공급자가 지정하는 예금계좌 또는 우편대체계좌에 입금함으로써 지급하고 금융기관이 발행하는 입금증명 또는 우체국이 발행하는 영수증서를 보관한다.
 
제17조 제2호 제가목
•본 기준 ‘제25조(지출의 원칙) 지출은 물품 또는 용역 공급자 명의의 금융기관 계좌로 지급하여야 한다.’에 따라 물품 또는 용역 공급자 명의의 금융기관 계좌로 지급하는 것이 타당함.
나. 부득이한 사유로 영수증을 받지 못하는 때에는 지급증으로 갈음할 수 있다.
3. 청구서
가. 청구서의 합계금액은 고치지 못한다.
나. 청구서와 그 부속서류는 그 내용이 서로 일치하여야 한다.
4. 계약서
가. 계약서의 합계금액은 고치지 못한다.
나. 계약서와 그 부속서류는 그 내용이 서로 일치하여야 한다.
5. 대조필 : 급여대장, 인부사역부 등 지출에 필요한 증빙서류를 붙이기 곤란한 경우에는 지출결의서의 참고란에 대조필로써 갈음할 수 있다.
6. 부기증명 : 증명서류와 부기증명을 필요로 하는 사항을 관계증빙서류의 여백에 빨간색으로 기록하고 도장을 찍어야 한다.
7. 적격증빙 : 모든 거래대금에 대한 증빙은 영수증 이외의 세금계산서, 직불·체크 카드를 포함한 신용 카드 매출 전표, 현금영수증 등 적격증빙으로 수취하여야 한다. 다만, 거래금액이 3만원 이하로서 적격증빙 수취가 곤란한 경우 영수증으로 갈음할 수 있다.
 
제17조 제7호 : 적격증빙의 종류 「법인세법」제116조제2항
 
제116조(지출증명서류의 수취 및 보관)
② 제1항의 경우에 법인이 대통령령으로 정하는 사업자로부터 재화나 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 증명서류를 받아 보관하여야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 경우에는 그러하지 아니하다.
1. 「여신전문금융업법」에 따른 신용카드 매출전표(신용카드와 유사한 것으로서 대통령령으로 정하는 것을 사용하여 거래하는 경우에는 그 증명서류를 포함한다. 이하 제117조에서 같다)
2. 현금영수증
3. 「부가가치세법」 제32조에 따른 세금계산서
4. 제121조 및 「소득세법」 제163조에 따른 계산서
→ 거래명세표, 입금증 등은 적격증빙이 아님.
 
제17조 제7호 : 3만원 이하 갈음 「법인세법시행령」제158조제2항제1호
• 제158조(지출증명서류의 수취 및 보관)
② 법 제116조제2항 각 호 외의 부분 단서에서 "대통령령으로 정하는 경우"란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다.
1. 공급받은 재화 또는 용역의 건당 거래금액(부가가치세를 포함한다)이 3만원 이하인 경우

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