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공동주택 회계처리기준 및 해설
제3장 수입 및 지출
 
제18조(수입금의 징수) ① 관리주체가 관리비·사용료·장기수선충당금 등(이하 “관리비등”이라 한다)의 수입금을 징수할 때는 수입결의서에 따라 다음 각 호에 근거한 납입고지서를 발급하여야 한다.
1. 관리비부과명세서
2. 세대별 관리비조정명세서
② 수입금을 징수하는 때에는 고지금액 전액을 징수하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 장기 체납관리비 등 부득이한 사유로 분할 징수하는 경우 미수연체료, 미수관리비, 납부금의 순위로 징수하며, 민법 제476조에 따라 전용부분에 지정변제충당을 할 수 있다.
 
제18조 제2항 : 「민법」제476조
제476조(지정변제충당) ① 채무자가 동일한 채권자에 대하여 같은 종류를 목적으로 한 수개의 채무를  부담한 경우에 변제의 제공이 그 채무전부를 소멸하게 하지 못하는 때에는 변제자는 그 당시 어느 채무를 지정하여 그 변제에 충당할 수 있다.
② 변제자가 전항의 지정을 하지 아니할 때에는 변제받는 자는 그 당시 어느 채무를 지정하여 변제에 충당할 수 있다. 그러나 변제자가 그 충당에 대하여 즉시 이의를 한 때에는 그러하지 아니하다.
③ 전2항의 변제충당은 상대방에 대한 의사표시로써 한다.
③ 입주자와 사용자(이하“입주자등”이라 한다)가 요청한 경우에는 인터넷의 전자우편으로 납입고지서를 발부할 수 있다.
 
제19조(납입고지서의 변경금지) ① 납입고지서의 기록사항 중 금액은 수정하거나 삭제할 수 없다.
② 납입고지서의 발행 후 기록사항의 오류가 발견되었을 때는 지체 없이 변경된 납입고지서를 재발행하여야 한다.
 
제20조(장부정리) 관리비등의 수입금을 징수결정하고 납입고지서를 발급하였을 때에는 수입금 징수부 및 그 밖의 필요한 장부에 부과명세 등을 기록하여 수입금 징수근거를 명백히 하여야 한다.
 
제21조(납입영수증의 보관) 수입금이 납입되었을 때에는 납입영수증 등의 관련 증빙서류를 보관 하여야 한다.
 
제22조(수입금의 취급 및 기장) ① 모든 수입금은 지정 금융기관에서만 대행 수납하도록 한다.
 
② 회계담당자는 매일 수납된 수입금에 대하여 전산, 장부, 통장을 통해 확인하고 전표처리하여야 한다.
 
제23조(금전의 보관) ① 시재금의 지급잔액과 마감 후에 출납된 수입현금을 제외하고는 현금을 보관할 수 없다.
 
제23조 제1항 : 용어 설명
•시재금 : 지출을 하고 난 뒤 남아있는 현금이란 정의가 있으나, 실무상 주로 관리사무소 내에 보유하고 있는 소액현금을 ‘시재금’이라 함.
- 집행규모를 파악하여 보유 가능한 적정 한도를 정하여 운영하여야함.
- 지출 금액이 클 경우에는 시재금으로 처리하기 보다는, 예금 등으로 처리 후 적격증빙을 수취하는 것이 바람직함.
- 시재금이 부족할 경우 직원 사비로 집행하는 사례가 다수 발생하는데, 회사자금과 직원 사비가 혼용되어 관리되는 것은 바람직하지 않음.
- 현금계정과 실제 보유금액은 반드시 일치하여야 함.
② 현금 시재액은 매일 관리사무소장의 검사 후 회계담당자가 금고에 보관하여야 한다.
 
제24조(수입금의 관리) ① 관리주체는 관리비등을 지정 금융기관을 통해 수납 및 예치·보관하여야 한다. 이때 장기수선충당금은 별도의 계좌로 예치·관리하여야 한다.
 
제24조 제1항 : 장기수선충당금 별도의 계좌로 예치·관리의 근거
•공동주택관리법 시행령 제23조(관리비 등) ⑦ 관리주체는 제1항부터 제5항까지의 규정에 따른 관리비 등을 다음 각 호의 금융기관 중 입주자대표회의가 지정하는 금융기관에 예치하여 관리하되, 장기수선충당금은 별도의 계좌로 예치·관리하여야 한다. 이 경우 계좌는 법 제64조제5항에 따른 관리사무소장의 직인 외에 입주자대표회의의 회장 인감을 복수로 등록할 수 있다.
1. 「은행법」에 따른 은행
2. 「중소기업은행법」에 따른 중소기업은행
3. 「상호저축은행법」에 따른 상호저축은행
4. 「보험업법」에 따른 보험회사
 
•장기수선충당금 정기예금 만기 시 해지금액을 장기수선충당예치금 계정에서 관리비 계좌로 이체하여 관리비로 운영하는 것은 부적정함.
•장기수선충당금이 그 밖에 다른 명목의 계좌와 혼용되지 않도록 주의.
② 제1항의 예금통장은 회계담당자가 관리하되, 금고에 보관하여야 한다.
 
제25조(지출의 원칙) 지출은 물품 또는 용역 공급자 명의의 금융기관 계좌로 지급하여야 한다.
다만, 다음 각 호의 방법으로 지출하는 경우에는 그렇지 않다.
1. 여비 및 교통비를 지출하는 경우
2. 1건당 10만원 미만을 지출하는 경우
3. 신용 카드 또는 직불·체크 카드로 지출하는 경우
 
제26조(지출원인행위) ① 지출원인행위는 배정된 예산의 범위에서 하여야 한다.
② 지출원인행위를 할 때는 지출원인행위결의서를 작성하여야 한다. 다만, 지출원인행위결 의서를 작성하기 곤란한 경우에는 내부결재 문서로서 이를 갈음할 수 있다.
 
제26조 제2항 : 지출원인행위결의서(예시)
 
지출원인행위결의서
- 작성일자 : 20X1. 11. 8.
- 작성부서 : 기 계 실
- 작 성 자 : X X X
- 내용
   •예상금액 : 3,000,000원
   •집행사유 : 기계실 XXX부품(\500,000X6개) 교체
   •붙 임 : 사진 및 견적서. 끝.
 
③ 비용예산 중 다음 각 호의 경비는 지출원인행위결의서 작성을 생략할 수 있다.
1. 공공요금, 제세공과
2. 인건비, 여비
3. 그 밖의 정례적인 확정 경비
 
④ 지출원인행위자는 계약의 해제, 계약금액의 변경 등으로 인하여 그 지출원인행위의 금액을 취소하거나 증액 또는 감액 조정을 하고자 할 때에는 당초의 지출원인행위를 소급하여 취소 또는 바르게 고치지 않고, 따로 지출원인행위 취소결의서 또는 지출원인행위 증감결의서를 작성하여야 한다.
 
제27조(지출원인행위 관계서류의 제출 및 심사) ① 지출원인 행위자는 지출원인행위가 끝나면 지출원인행위 관계서류를 지출담당자에게 제출하여야 한다.
② 지출담당자는 지출원인행위자로부터 지출원인 관계서류를 받았을 때 이를 검토하여야 한다.
③ 제2항의 검토결과가 부적당한 때에는 관계서류를 지출원인행위자에게 반환하여 바르게 고치도록 요구하여야 한다.
 
제28조(지출에 대한 감사) 입주자대표회의 감사는 지출 업무의 적정성을 유지하기 위하여 분기별로 지출에 관한 증빙서를 감사하여야 한다.
 
제28조
지출에 관한 증빙서는 제17조에 따른 증빙을 의미.
 
제29조(예금잔고 관리) 관리사무소장은 매월 말일을 기준으로 다음달 초에 지정 금융기관으로 부터 예금잔고 증명을 받아 관계 장부와 대조하여야 한다.
 
제29조 : 예금잔고 증명과 관계장부의 대조
•예금잔고 증명에 나타나있는 잔액과 장부상의 금액이 일치하는 지를 확인하는 과정.
•재무상태표, 운영성과표, 합계잔액시산표, 부속명세서, 계정원장 등의 잔액과 예금잔고 증명에 나타난 계좌별 잔액의 일치 여부 확인.
•이러한 과정을 통하여 장부잔액을 명확히 하고, 현금 및 예치금 등의 관리를 투명하게 할 수 있음.
 
 
 
제4장 자산
 
제30조(자산의 관리) ① 제5조제1항제3호에서 임명한 자산관리담당은 물품관리대장을 작성하여보관하여야한다.
② 물품관리대장은 재무상태표의 계정과목별로 작성하여야 한다.
③ 물품관리대장을 작성할 때는 취득, 처분, 교환 등의 내용을 발생일자 순으로 정리하고, 관련 증빙서류와 함께 보관하여야한다.
 
제30조 제3항
증빙서류는 제17조에 따른 증빙을 의미.
 
제31조(재고자산의 범위) 재고자산은 다음 각 호에 해당하는 물품을 말한다.
1. 연료용 유류
2. 소비성 공구
3. 수선용 자재
4. 보일러 청관제 등 재고약품
5. 그 밖의 재고물품
 
제31조 : 용어 설명
•재고자산 : 기업회계기준의 재고자산은 정상적인 영업과정에서 판매를 위하여 보유 또는 생산 중인 자산을 의미하지만, 공동주택 회계에서의 재고자산은 공동주택 관리를 위한 저장품(수선·유지활동에 필요한 소모성 자재)을 의미.
 
이는 빈번히 사용되므로 필요할 때마다 구입하는 것은 비효율적이므로 일정기간 동안 보유하면서 사용하는 것이 일반적임.
최근에는 세대배부용 비품을 입주자 등에게 배부하기 위해 보유하고 있는 자산에 사용되기도 함.
다수 단지에서 회계기준상 재고자산으로 계상되어야 할 품목에 대해 저장품으로 처리하지 않고 수선유지비 또는 소모품비로 일괄 비용 처리하거나 가지금금 계정을 사용하는 경우가 있는데, 올바른 회계처리 방법은 저장품(자산)으로 회계처리하고 사용할 때 해당 사용분에 대해 비용으로 인식하는 것임.
 
제32조(재고자산의 장부금액 결정)
①  재고자산의 장부금액은 취득원가로 한다.
② 재고자산의 취득원가는 매입원가로서, 다음 각 호의 합계로 한다.
1. 취득에 직접적으로 관련된 원가
2. 정상적으로 발생한 기타원가
 
③ 매입과 관련된 할인, 에누리 및 그 밖의 유사한 항목은 매입원가에서 차감한다.
 
제32조 : 용어 설명
 
•매입할인 : 외상매입금을 그 약정기일 전에 지급함으로써 지급일부터 약정기일까지의 일수에 따라 일정액의 할인을 받는 것.
•매입에누리 : 상품 거래에 있어서 수량부족, 품질불량, 파손 등의 이유로 인하여 매매 대금에서 차감되는 액수.
•정가 120의 재고자산에 매입자부담 매입운반비가 30이 소요, 외상매입금을 약정기일 전에 지급함으로써 20만큼 할인 받은 경우, 장부상 재고자산 금액은? 120 + 30 - 20 = 130
•정가 120의 재고자산에 매입자부담 수수료가 30이 소요, 파손 등의 이유로 20만큼 매입에누리가 있는 경우, 장부상 재고자산 금액은?
    120 + 30 - 20 = 130
 
제33조(재고자산의 관리) ① 재고자산은 적정수준을 정하여 관리의 합리화를 도모하여야 한다.
② 재고자산의 입고 및 출고에 관한 기록은 특별한 경우를 제외하고는 계속기록법에 따른다.
 
제33조 : 용어 설명 및 회계처리 예시
(구체적 계정과목은 실질에 따라 적절한 계정과목을 사용)
•계속기록법 : 재고자산의 수량을 결정하는 방법 중 하나. 재고자산의 입고 및 출고 상황을 계속적으로 장부에 기록. 상반된 개념으로 기말 또는 일정한 기간마다 재고조사를 하여 정상적인 재고량을 파악하는 실지 재고조사법이 있음.
•재고자산을 100에 구입한 경우
    - (차) 재고자산 100 (대) 현금 100
• 재고자산을 100에 구입 후 105에 판매 시
    - (차) 현금 105 (대) 관리외수익 105
    - (차) 관리외비용 100 (대) 재고자산 100
•재고자산을 100에 구입 후 공용부분에 사용,  관리비로 부과할 경우
    - (차) 관리비용 100 (대) 재고자산 100
 
③ 재고자산의 출고가격산정은 선입선출법 또는 평균법에 따르되 계속성을 유지하여야 한다.
 
제33조 : 용어 설명 및 계산 예시
•선입선출법 : 장부상 먼저 입고된 것부터 순차적으로 출고되는 것으로 간주하여 출고단가를 결정.
1) 개당 100원에 구입한 재고자산 10개가 남아있는 상황에서 추가로 150원에 20개를 구매 시
(차) 재고자산 3,000
(대) 현금(또는 미지급금) 3,000
 
2) 이 후 재고자산 20개 사용하여 관리비로 부과할 경우
(차) 관리비용 2,500
(대) 재고자산 2,500
 
3) 선입선출법을 통하여 2) 분개의 관리비용 금액을 산출하는 방법
: 100원*10개 + 150원*10개 = 2,500원 (먼저 구입한 재고를 먼저 사용)
 
•평균법 : (계속기록법을 사용하기 때문에 이동평균법으로 계산) 매입 시마다 그 구입수량과 금액을 앞의 잔액에 가산하여 새로운 평균단가를 산정하고, 이것에 의해서 출고단가를 결정.
 
1) 개당 100원에 구입한 재고자산 10개가 남아있는 상황에서 추가로 150원에 20개를 구매 시
(차) 재고자산 3,000 (대) 현금(또는 미지급금) 3,000
→ 이 경우 재고자산의 새로운 평균단가를 산정해야함
 
새로운 평균단가 =  {(100원 * 10개) + (150원 * 20개) } ÷ 30개 = 133.33
 
2) 이 후 재고자산 20개 사용하여 관리비로 부과할 경우
(차) 관리비용 2,667 (대) 재고자산 2,667
 
3) 이동평균법을 통하여 2) 분개의 관리비용 금액을 산출하는 방법
: 133.33원*20개=2,666.66 (계산한 평균단가를 사용)
 
제34조(유형자산의 취득) ①관리주체가 승인된 예산 외의 유형자산을 취득하고자 하는 경우에는 입주자대표회의의 승인을 받아야 한다.
② 제1항의 승인을 요청하는 때에는 다음 각 호의 사항을 기록한 문서를 붙여야 한다.
1. 취득하고자 하는 유형자산의 명칭과 종류
2. 구입하고자 하는 사유
3. 예정가격 및 단가
4. 취득방법
5. 그 밖의 필요한 사항
 
제35조(유형자산의 장부금액 결정)
① 유형자산의 장부금액은 취득원가로 한다.
② 유형자산의 취득원가는 다음 각 호의 합계로 한다.
 
1. 구입원가
2. 관리주체가 의도하는 방식으로 자산을 가동하는 데 필요한 장소와 상태에 이르게 하는 데 직접 관련되는 원가
 
제35조 제2항 제2호 : 직접 관련되는 원가
•최초의 운송 및 취급 관련 원가
•설치원가 및 조립원가
•설치장소 준비 원가
 
③ 매입과 관련된 할인, 에누리 및 그 밖의 유사한 항목은 취득원가에서 차감한다.
 
제36조(유형자산의 감가상각) 유형자산에 대한 감가상각은 다음 각 호에 따라 처리한다.
 
1. 내용연수는 자산으로부터 기대되는 미래 경제적 효익을 고려하여 입주자대표회의의 의결로 정하되, 정당한 사유가 없는 한 이를 변경하여서는 안된다.
 
2. 감가상각 방법은 정액법으로 한다.
제36조 제1호 : 자산계상에 따른 감가상각 관리비 부과
•취득 시 자산 계상 후 감가상각하는 경우
: 취득원가로 자산 계상 후 내용연수 동안 감가상각할 때마다 관리비에 배부되는 과정을 통하여 관리비 부과.
 
제36조 제2호 : 용어 설명
•정액법 : 감가상각자산의 취득가액에서 잔존가치를 차감한 금액에 그 자산의 내용연수에 따른 상각률을 곱하여 매년 상각액이 동일하게 되도록 계산한 금액을 각 회계연도의 상각비로 함.
   - 정액법 감가상각비 = (취득원가 - 잔존가치) ÷ 내용연수
   - 기계의 취득가액이 1,000,000원이고 내용연수는 5년으로 입주자대표회의에서 의결한 경우(기준 제36조제3호에 따라 잔존가치는 0으로 가정) 매년 인식할 감가상각비는 1,000,000÷5=200,000원이 됨.
    → 회계처리 예시
(차) 기계감가상각비 200,000       
(대) 기계감가상각누계액 200,000
- 정률법과 연수합계법의 경우 감가상각비 계산 및 그 적용이 어렵고, 초기에 더 많은 감가상각비가 발생되어 입주 시기에 따라 관리비 부담액이 달라지기에 본 기준에서는 감가상각 방법을 정액법으로 일원화함.
3. 잔존가치는 0으로 한다.
4. 감가상각비는 해당 유형자산을 취득한 시점부터 매기 인식한다.
 
제37조(유형자산 표시) 유형자산은 취득원가에서 감가상각누계액을 차감하는 형식으로 재무 상태표에 표시한다.
 
제37조 : 유형자산 표시 방법
•기계 취득원가가 1,000,000원이고 감가상각누계액이 400,000원인 경우 재무상태표 자산항목에 아래와 같이 표시함.
•감가상각이 완료되어 장부상 잔존가치는 없지만 계속 사용하는 경우 이를 부외자산이라고 하는데 잔존가치가 0원이라 할지라도 유형자산을 폐기 및 처분하기 전까지 별도의 관리대장 등의 장부로 관리하는 것이 바람직함.
제38조(유형자산 제거)
① 유형자산을 처분하거나, 영구적으로 폐기하여 미래 경제적 효익을 기대할 수 없게 될 때에는 재무상태표에서 제거한다.
② 유형자산의 폐기 또는 처분으로부터 발생하는 손익은 처분금액과 장부금액의 차액으로 결정하며, 운영성과표에서 당기손익으로 인식한다.
 
제38조 제2항 : 처분손익 계산 방법
•취득가액이 1,000,000원이고 감가상각누계액이 400,000원인 기계를 650,000원에 처분한 경우
 
    - 처분손익은 650,000 - (1,000,000 - 400,000)= +50,000원(처분이익)으로 인식
    - 유형자산 상각 완료 전 폐기처분한 경우, 처분손실은 관리손익으로 처리해야 관리비 부과 가능할 것임
    → 회계처리 예시
(차) 현금                650,000      
기계감가상각누계액  400,000
(대) 기계       1,000,000
   기계처분이익 50,000
 
제39조(자산실사)
① 관리사무소장은 매 회계연도 말일을 기준으로 하여 재고자산 및 유형자산을 실사하여야 한다.
② 재고자산 및 유형자산을 실사하는 경우에는 출납 업무와 관계없는 직원 중 관리사무소장이 지정하는 직원과 1명 이상의 입주자대표회의 감사 또는 입주자대표회의가 지정한 입주자가 참관할 수 있다.
③ 관리사무소장은 자산출납부에 자산실사 일자, 자산실사 참여자, 실사결과 등의 자산실사 내용을 기록하여 보관하여야 한다.
 
제40조(물품관리대장의 잔액관리)
① 자산관리담당자는 매월 마감 시점의 장부상 재고자산 잔액과 재고자산 관리대장상의 잔액이 일치하도록 관리하여야 한다.
② 자산관리담당자는 매년 마감시점의 장부상 유형자산 잔액과 유형자산 관리대장상의 잔액이 일치하도록 관리하여야 한다.

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